Samenwerken via Google Sites
Met Google Sites bouw je eenvoudig en snel websites. In combinatie met Google Docs (samenwerken aan documenten) is het een mooi platform om samen te werken in projecten.
Gebruik Google Sites voor het centraliseren van documenten, spreadsheets, presentaties, video’s en diavoorstellingen om teams te helpen georganiseerd te blijven.
Google Sites wordt veilig uitgevoerd vanaf internet, zodat u overal uw bedrijfspagina’s kunt openen: op kantoor, onderweg, thuis en via uw mobiele telefoon.
Binnen Nuvia ontwikkelen we regelmatig voor een aantal klanten projectsites in Google Sites.
Uitgangspunten
- Google Sites is één van de vele diensten van Google. Met Google Sites kun je een website bouwen zonder dat je enige kennis hoeft te hebben van de taal (HTML) en techniek waarmee websites worden gebouwd. Met de eenvoudige online editor (te vergelijken met een tekstverwerker) zet je binnen de kortste keren een mooie website in elkaar.
- Zet de gebruiker centraal, ontwikkel stap voor stap en leer van ervaringen: vanaf de allereerste stappen kunnen klanten meekijken bij de ontwikkeling en direct feedback geven. Vooraf bespreken we doelstellingen en de eisen en wensen, maar gedurende het project hebben we ruimte voor aanpassingen waar nodig.
- Standaard waar het kan: de producten van Google zijn continu in ontwikkeling. Elke week introduceert Google nieuwe functionaliteiten. Door daarop te antiperen bespaar je op (duur) maatwerk. Een voorbeeld: de blogfunctie in Google Sites is verre van perfect, maar toch kiezen we voor deze standaardfunctionaliteit, want het is een kwestie van tijd tot Google+ goed integreert met Sites.
Onderdelen van de projectsite
Eén overzicht
De startpagina geeft een overzicht van alle inhoud op de projectsite: nieuwe documenten, taken, berichten en afspraken.
Nieuws en kennis delen
De berichtenpagina geeft in één oogopslag de voortgang van het project weer. Op de blog kunnen projectleden berichten plaatsen en reageren op berichten van anderen, bijvoorbeeld het verslag van een workshop of een statusupdate van het project. De blog wordt ook gebruikt om kennis met elkaar te delen, zoals artikelen, afbeeldingen, video’s en documenten.
Binnen het onderdeel ‘Vraag en antwoord’ stellen projectleden elkaar vragen en geven ze antwoord. Op deze manier delen ze vooral hun impliciete kennis en ervaring.
Het is ook mogelijk Google Groups te integreren op de site. Groups is een platform waarop projectleden met elkaar kunnen discussiëren, indien gewenst zelfs per e-mail.
Planning en taken
Google Agenda is geïntegreerd op de projectsite. Hierin staan de milestones en gezamenlijke afspraken van het project. In de takenlijst houden de projectleider en de projectleden de taken en hun voortgang bij. De standaard takenlijst is eenvoudig van opzet. Indien gewenst is het mogelijk een pakket als Do.com te integreren in de projectsite.
Samenwerken aan documenten
Dé kracht van het Google platform (Google Apps) is samenwerking. Met Google Docs kun je real-time samenwerken aan hetzelfde document. Op de projectomgeving geven we een overzicht van alle projectdocumenten (maatwerk). Indien gewenst uitgebreid met een overzicht van documenten die voor de ingelogde gebruiker relevant zijn (‘Mijn documenten’).
En meer…
Google Sites is eenvoudig van opzet, maar biedt uitgebreide mogelijkheden om bouwblokken met functionaliteit toe te voegen. Als de standaard echt tekort schiet ontwikkelen we maatwerk met Google Apps Script en Google App Engine. Zo is het overzicht van projectdocumenten in Google Docs op de projectsite maatwerk. Google biedt die functionaliteit zelf niet. Een andere mogelijkheid is gebruik te maken van software uit de Google Apps Marketplace. De software in deze marktplaats integreert met Google Apps, zodat je niet apart hoeft in te loggen, gebruik kunt maken van documenten in Google Docs, etc.
Verwante artikelen
