Opzetten van een Google Apps omgeving
Het opzetten van een Google Apps omgeving veronderstelt een aantal taken die gebeuren na een AS-IS analyse vs Future State. Op basis van onze vragenlijsten / checklists wordt nagegaan hoe de bestaande toestand is en welke opties genomen worden.
Dit leidt tot een bespreking van voor- en nadelen van bepaalde (configuratie-) keuzes.
Vaak komen onvoorziene topics aan het licht zoals bvb. de inregeling voor het verzenden van PDF-scans van multifunctionals die plots geen SMTP-server meer op het netwerk hebben.
Gemaakte uitvoeringskeuzes voor de migratie, zoals bijvoorbeeld het bereik terug in de tijd van het mailarchief van iedere gebruiker, hebben een invloed op het communicatie- en migratieplan.
Het opstellen van een communicatie- en trainingsplan.
De aanzet van een succesvolle implementatie begint al bij het informeren van de medewerkers over waarom, hoe en wanneer een aantal zaken zullen gebeuren. Nuvia beschikt ook hier over een aantal sjablonen om de aanzet tot gepersonaliseerde communicatie te geven.
Het opstellen van de takenlijst.
Iedere migratie veronderstelt een samenspel van verschillende actoren: de IT-afdeling van de organisatie, eventuele derden zoals de DNS-beheerders of infrastructuurbeheerders en uiteraard Nuvia.
In de takenlijst wordt een voor iedereen begrijpbaar overzicht gemaakt van wanneer wie wat moet doen. Op basis van kleurcodes wordt statusinformatie bijgewerkt. Uiteraard gebruiken we hiervoor zelf Google Apps. Nuvia is voorstander van een ‘light’ project management gezien de korte duur van migratieprojecten.
Een standaardconfiguratie wordt voorzien op basis van:
- Alle diensten zullen worden geactiveerd en CNAME’s worden geconfigureerd voor mail, docs, sites, groups en calendar.
- De klant zal een lijst bezorgen van alle gebruikers, bestaande uit voornaam, achternaam en het huidige e-mailadres.
- Generieke e-mailadressen, bijvoorbeeld info@, boekhouding@, zullen worden geconfigureerd als een afzonderlijke account of als een nick name voor een persoon in de organisatie.
- Twee-staps-authenticatie zal worden geactiveerd op domein-niveau (= verhoogde veiligheid!). Activatie dient (helaas) door de individuele gebruiker te gebeuren.
- Als standaardtaal wordt de taal naar uw keuze voorzien met de desbetreffende tijdzone-instellingen.
- Labs zal worden ingeschakeld, maar niet geconfigureerd voor de gebruikers (we zullen een document met aanbevolen Labs beschikbaar stellen).
- Default Agenda-instellingen ofwel niet-gedeeld (geen toegang voor iedereen) of gedeeld (lees-toegang voor iedereen).
- Chat wordt beperkt tot interne gebruikers.
- Docs wordt geconfigureerd om extern delen mogelijk te maken.
- Sites wordt geconfigureerd om extern delen en publiceren op het web mogelijk te maken
- We passen de login-pagina aan met een logo van de klant.
- We voorzien minimaal twee beheerders (een voor onze support en tweede voor een interne beheerder).
Volgende onderdelen kunnen ook uitgevoerd worden, maar zijn meestal het voorwerp van een bijkomende opdracht:
- Activatie van aliasdomeinen; bvb. Google Apps domeinnaam.be ontvangt ook mail voor anderdomeinnaam.be.
- Configuratie van ‘nick names’, bijvoorbeeld bverhaegen@nuvia.be is het actieve e-mailadres, terwijl de gebruiker ook een ‘nick name’ kan hebben bart@nuvia.be.
- Maildelegatie – baas / secretaresse-toegang tot e-mail is geactiveerd.
- Configuratie van single sign-on.
- LDAP-synchronisatie van gebruikersnamen en wachtwoorden voor Apps en / of Postini.
- Het veranderen van gebruikersspecifieke instellingen voor agenda’s.
Ondersteuning bij Change Management
Zoals hoger aangegeven wordt in het projectplan aangegeven welke communicatie wanneer kan gebeuren over migratie en training. Nuvia beschikt niet alleen over sjabloonmateriaal maar kan een adviserende / ondersteunende rol aannemen voor de ondersteuning bij Change Management.
In het verleden heeft Nuvia o.a. oriëntatiesessies georganiseerd om (vermoede) ‘pioniers’ in de organisatie te motiveren en voor te bereiden of om verwachtingen van invloedrijke personen in de organisatie, zoals directiesecretaresses, duidelijk te krijgen.
In ieder geval raden we een aantal zaken aan:
- Een duidelijke keuze voor een ‘big bang’ aanpak. Een gefragmenteerde overstap leidt tot problemen, ondermeer omdat tijdelijk verschillende systemen te laten samenwerken, bvb. de agenda’s tussen Exchange en Google Apps, te arbeidsintensief is.
- In praktijk betekent dit meestal dat iedereen op maandag in de nieuwe omgeving aan de slag gaat.
- Een Launch Day Presence. Op de eerste werkdag met het nieuwe system zijn een of meerdere Nuvia-specialisten aanwezig ter ondersteuning van de interne ‘pioniers’ of om direct te kunnen inspelen op typische ‘hoe doe ik dit nu weer?’-vragen.
Migratie bestaande mailboxen naar Google Apps
Voorafgaandelijk aan de migratie raden we aan een aantal zaken verder te bekijken. Bij de migratie gaan we er vanuit dat de klant de nodige stappen onderneemt om bestaande mailbox-bestanden te centraliseren.
Internetverbinding
Gezien na de migratie alle mail en agenda data via het internet zal bekomen worden, raden we aan om de snelheid van de bestaande internetverbinding te controleren. Asynchrone verbindingen genieten de voorkeur, je haalt immers meer data op dan je doorstuurt.
Ook beïnvloedt de beschikbare bandbreedte de duur van de migratie.
Setup van de migratietools
We moeten beschikken over toegang tot de mailserver of de verzameling van de lokale PST-bestanden en we verwachten 3-4 werkstations voor de migratie. Om te monitoren van op afstand zal Teamviewer op de werkstations voorzien worden.
Typisch worden de migratietools van Google gebruikt; o.a. Google Apps Migration for Microsoft Exchange. Indien nodig kunnen bepaalde instellingen kunnen via scripts en API-calls gerealiseerd worden.
De migratiesequentie, duur en aanpak
De migratieduur wordt bepaald door een aantal te maken keuzes: de hoeveelheid data (teruggaand in de tijd), de beschikbare ‘window’ geschikt voor migratie (de hele dag, enkel ’s nachts) en bandbreedte (al dan niet met bandwidth throttling volgens tijdstip).
Een migratie kan dus van enkele dagen tot enkele weken duren afhankelijk van deze keuzes!
Om de impact op de dagdagelijkse organisatie zo klein mogelijk te houden, kunnen een aantal ‘kunstgrepen’ gebruikt worden.
Bijna altijd wordt steeds gestart met de migratie van contacten en agenda’s. In een big bang kunnen de meeste gebruikers wel omgaan met het feit dat hun archief langzaam verschijnt, maar ze willen meestal onmiddellijk over hun volledige up-to-date agenda beschikken.
Bijkomend raden we aan te overleggen welke gebruikers hogere prioriteiten zouden kunnen hebben dan anderen.
Zowel voor agenda’s als mail zijn we in staat gelijktijdig meerdere ‘batches’ gebruikers te migreren volgens deze logica.
In bepaalde gevallen hebben we zelfs geopteerd om eerst een volledige migratie te doen voor iedereen met een mailarchief tot 3 maanden terug. Om achteraf een tweede migratie te doen voor iedereen van het resterende archief.
De precieze aanpak vormt onderdeel van overleg rekeninghoudende met technische en organisatorische aspecten. Verder wordt steeds een alternatieve migratiemethode voor ogen gehouden als backup.
Indien afdoende tijd beschikbaar is kan een proefmigratie gedaan worden van een (vervallen) gebruikersaccount om op die manier een betere tijdsinschatting mogelijk te maken voor de volledige migratie. Soms komen hierdoor eerder ongekende problemen aan het licht; t.t.z. nog voor de geplande volledige migratie.
Tijdens het volledige migratieproces worden de werkstations in gebruik voor de migratie, op afstand bewaakt door Nuvia. Op het einde van de migratie worden de logs van de werkstations bewaard voor eventuele controles achteraf.
Wilt u graag meer uitleg over onze aanpak? Contacteer ons op het nummer 09/395 12 00
Verwante artikelen
