Het nieuwe werken maakt het mogelijk dat u altijd en overal uw werk kan doen. En niet alleen u, ook uw werknemers. Ieder op zijn eigen manier. Technologie is daarbij onmisbaar gereedschap: het zorgt er voor dat uw onderneming weer een stap verder komt.

Overal en altijd toegang tot alle informatie van uw bedrijf. Flexibeler zijn met uw dagindeling, zodat u niet meer gebonden bent aan standaard kantoortijden en gedoemd bent tot filerijden. Puur afgerekend worden op uw prestaties en niet op uw aanwezigheid. Samenwerken in een vertrouwde omgeving waar u eenvoudig, veilig en persoonlijk kunt communiceren met collega’s en relaties.

In het Nieuwe Werken komen mens, werkplek en technologie eindelijk samen op een manier, die zo min mogelijk investering vergt.

Zijn uw computers en netwerk-apparatuur van recente datum, dan hoeft u eigenlijk geen hardware aan te schaffen om ‘het nieuwe werken’ mogelijk te maken. De VPN-verbinding, die nodig was om op afstand contact te maken tussen bedrijf en werknemer, behoort tot het verleden.

• Toenemende winstgevendheid – hoe sneller en beter u bereikbaar bent, hoe meer zaken u kunt afhandelen; 20% hogere productiviteit behoort tot de mogelijkheden.
• Verbeterde klantenservice – door een verbeterde bereikbaarheid voor uw klanten vergroot u ook uw service.
• Kostenverlaging – méér dan 30% van de huisvestingskosten verminderen, lagere telefoonkosten door het gebruik van VoIP.
• Toenemende werknemerstevredenheid – meer dan de helft van de werkende Nederlanders zegt door ontspanning op het werk productiever (55%) te zijn en meer plezier in het werk te hebben (54%). Thuiswerkers zijn naast tevreden, ook trouwer en trotser op hun bedrijf dan kantoormedewerkers.

Met het voorgaande in uw achterhoofd, zijn de volgende hoofdvragen belangrijk als u wilt gaan werken conform het gedachtegoed van het nieuwe werken.

Wat gaat het nieuwe werken voor u in de komende vijf jaar betekenen? Past dit binnen uw ambities? Hoe sluiten deze aan bij uw bedrijfsdoelen?

Analyseer uw  personeelsbestand, wat is hun kennis, hun mogelijkheden en ambities? De y-generatie zal zich gemakkelijker kunnen aanpassen in een werksituatie met meer vrijheid dan werknemers die opgegroeid zijn in een traditionelere werkomgeving.

Uw infrastructuur dient u te optimaliseren.  Breng hiervoor uw huidige IT-omgeving in kaart en definieer welke stappen nodig zijn om de ambities te realiseren. Dit klinkt wellicht wat wollig. Om het te concretiseren hebben we een aantal mogelijke stappen voor u op een rij gezet.

1. het nieuwe werken vergt een flexibele houding van de werkgever ten opzichte van de werknemer. Om meerdere redenen is het interessant om te telewerken: denk aan het omzeilen van files en het thuis door kunnen werken, als de kinderen thuis zijn.U kunt hiervoor richtlijnen opstellen zoals de grootte van de werkruimte, eisen aan de akoestiek, de mate waarin iemand bereikbaar moet zijn. De exacte invulling zal van bedrijf tot bedrijf verschillen, maar duidelijk is dat u afscheid durft te nemen van het traditionele kantoor en zijn bijbehorende standaard negen tot vijf werktijd.Wist u dat als 20% van alle externe zakelijke afspraken wordt vervangen door televergaderingen, dat ruim 20% van al het zakelijke autoverkeer scheelt?! Dat is jaarlijks een besparing van 2,7 miljard kilometer
2. er zijn kant-en-klare oplossingen beschikbaar, die veelal aan de man worden gebracht onder de naam van ‘unified communications’. Bedenk daarbij dat u niet vast zit aan één merk – er zijn meerdere aanbieders met uiteenlopende oplossingen.
3. de computer moet – zeker wanneer het een laptop is – voorzien zijn van Bluetooth en/of WiFi, opdat er niet alleen onderweg met het eigen bedrijf geë-maild kan worden, maar ook communicatie met de smartphone mogelijk is.
4. wat software betreft, biedt een chatprogramma als Google Voice, Windows Live Messenger of Skype ook voor u als ondernemer bepaalde voordelen. Ook is het met Skype mogelijk om via internet (Voice over IP) te bellen. Beschikt  uw contactpersoon ook over Skype, dan kunt u zelfs gratis bellen! Praktisch vereiste daarbij is wel een headset met microfoon.
5. Met een webcam en Go To Meeting kun je persoonlijk op afstand vergaderen met het team en/of met de klant. Je ziet elkaar terwijl je vergadert, maar kunt ook documenten online met elkaar delen en bespreken. De redelijke dure aanschaf van de apparatuur is niet nodig wannneer u een abonnement neemt op de online zakelijke dienst(en) die verschillende spelers aanbieden.

Overzichtstabel: wat is in/wat is uit?

IN

UIT

Op iedere willekeurige plek aan een document werken dat op ergens veilig op een server staat, toegankelijk voor u en uw collega’s om aan te werken. Afgerekend worden op uw prestaties. Kinderen naar school brengen en thuis cappuccino drinken, alvorens u aan de slag gaat. Papierloos werken. Flexplekken, zelfs voor de directie! Vanaf meerdere plekken waar dan ook persoonlijk vergaderen waar u elkaar en kunt zien, horen en direct documenten kunt delen.

Thuis verder werken aan een document dat u hebt opgeslagen op een usb of erger nog hebt meegenomen om op een andere locatie mee aan de slag te gaan. Afgerekend worden op aanwezigheid. In de file staan. Post zoals facturen direct inscannen en via een workflow volledig geautomatiseerd afwerken. Documenten delen met collega’s via postbakjes en in print archiveren in een ringband map. Een eigen kamer. Met elkaar vergaderen op één locatie.

• Heeft u een personeelsreglement? Vermeld daar dan duidelijk in wat wel en niet is toegestaan op de bedrijfscomputers. Jongere werknemers zijn gewend om ook op het werk hun sociale contacten te onderhouden, waarbij niet alleen de mobiele telefoon gebruikt wordt. Denk aan het gebruik van online diensten, zoals Facebook.
• Behoud zowel voor uzelf als uw personeel een goede balans tussen werk en privé. Dat je altijd en overal kunt werken betekent niet dat het altijd moet.
• Creëer een ‘jonge inspirerende sfeer’ op kantoor. Wist u dat 34% van de werknemers inspiratie en ideeën voor het werk opdoet bij vrienden?
• Bied studie- en doorgroeimogelijkheden aan.
• Afhankelijk van de grote van uw organisatie kunt u ook eerst een team via het concept van het nieuwe werken laten beginnen, zodat u een eigen interne showcase heeft.
• Geef zelf het goede voorbeeld door afscheid te nemen van uw directeurskamer en te werken aan een flexplek, voor vertrouwelijke gesprekken kunt u altijd even in een aparte kamer gaan zitten.