Het Zwitsers zakmes is geliefd om zijn verschillende gebruiksmogelijkheden: knippen, flessen ontkurken, snijden en nog veel meer kan je ermee doen. Ook Google Apps heeft zijn eigen Zwitsers zakmes: Google Apps Script.

Handig voor de duizend en een kleine dingen die je vlug wil automatiseren zonder veel moeite.

Een voorbeeld? Wat denk je van piloot Apps-gebruikers een week lang een dagelijkse tip mailen?

Sedert een paar dagen is een potentiële klant aan het testen geslagen met Google Apps. Het leek me een goed idee om een week lang dagelijks een ‘tip van de dag’ over Google Apps te mailen naar de projectverantwoordelijke en op die manier de conversatie gaande te houden. Alleen hoe doe je zoiets?

Terugvallen op de ‘oude’ manier, t.t.z. een script schrijven en via een cron-opdracht op een of andere server laten draaien, is wat moeilijk gezien Romneya een ‘server-less‘-bedrijf is. Alle applicaties die we intern gebruiken zijn immers SaaS-producten.

Trouwens, waarom niet meteen een kleine applicatie maken met een invoerscherm en een kleine database zodat ook nog andere projectverantwoordelijken de tip van dag kunnen ontvangen? Goed idee, maar hoe doe je zoiets zonder je iets te moeten aantrekken van de achterliggende technologie? Juist, het Zwitsers zakmes van Google Apps: Google Apps Script!

Eerste stap in de richting van een simpele, maar werkende, oplossing is een Google Form gebruiken. De Romneya-medewerker gebruikt het formulier om de naam, voornaam en emailadres in te voeren van de persoon die de dagelijkse tip zal ontvangen.

In ons geval beschikt de Google Spreadsheet over twee bladen: een overzicht van de gebruikers en op het tweede blad een kolom met de tip van de dag. In het overzicht van de gebruikers houden we eveneens bij welke tip al werd verzonden.

In het rekenblad kunnen we via de script-editor Javascript als programmeertaal gebruiken. In de documentatie vind je alle informatie over wat je precies ermee kan doen. Uiteraard kan je zeer vlot informatie ophalen of terugplaatsen in de andere applicaties die deel uitmaken van Google Apps zoals Google Sites, Google Docs of Google Calendar.

Misschien niet de meest elegante code, maar 63 lijnen Javascript zorgen ervoor dat iedere persoon in de lijst een aangepaste email met vijf opeenvolgende tips ontvangt.

Via het instellen van de triggers kunnen we bepalen wanneer het script moet worden uitgevoerd: bij het openen, het bewaren, de invoer via een formulier of volgens een tijdsschema. In ons geval volstaat het om vijf triggers aan te maken, maandag tot vrijdag, om iedereen in de lijst de informatie te bezorgen.

En dan nog het goede nieuws: totale ontwikkelingstijd… minder dan EEN uur.

Natuurlijk is dit dingetje niet bestemd voor een lijst van vijfduizend gebruikers. Natuurlijk kan het wellichter beter, mooier, uitgebreider in een ‘echte’ applicatie-ontwikkelingsomgeving.
Maar is dat nu net niet de essentie van een Zwitsers zakmes? Met een hulpmiddel verschillende zaken SNEL kunnen doen?

Heb jij al Google Apps Script gebruikt en waarvoor?

Verwante artikelen

• Geen verwante artikelen